Svi ti izostanci! – ili još malo razredničkih poslova

 

Iako se čini da smo tek jučer krenuli u novu školsku godinu već je stigao i kraj rujna, a s njime i prvo dosadno prebrojavanje izostanaka učenika vašeg razreda. Promatrajući kolegice u zbornici iznenadila sam se na koliko raznih načina vrše prebrojavanja, kontroliranje i bilježenje izostanaka svojih učenika prije nego ih konačno upišu u imenik. Svaka ima neki svoj papirnati sistem i obavezne kontrole kontrola nakon kojih još uvijek strepe jesu li dobro zbrojile izostanke svakog pojedinog učenika.

Kako bi im olakšala posao i malčice skratila vrijeme koje provode listajući dnevnike rada odlučila sam se poigrati radnim listovima i izraditi tabele u koje će se unositi izostanci za učenike po danima, a sva ostala prebrojavanja obavit će za nas Excel uz pomoć formula, naravno.

Ideja je slijedeća. Za svakog učenika razreda izradit će se jedan radni list u koji će se za svaki dan po mjesecima unositi što opravdani što neopravdani sati, a konačni zbirni broj izostanaka bit će na posebnom radnom listu za cijeli razred poput onog u imeniku.

Stoga krenimo redom. Najprije ćemo na radni list upisati neke osnovne podatke o učeniku, ime i prezime, imena roditelja/staratelja, kontakt telefon i sl. Nakon toga dolaze mjeseci. Stoga u ćeliju A14 upišite Rujan. U donjem desnom kutu ćelije pojavit će se mali kvadratić kojeg ćemo iskoristiti za automatsko unošenje niza potrebnih mjeseci od Rujna do Lipnja. Postavite pokazivač miša na kvadratić i držeći pritisnutu lijevu tipku miša razvucite niz do željenog mjeseca. Uz svaki mjesec, vodoravno u redu, upisat ćemo potreban broj dana. Za upisivanje datuma, brojeva, također možemo upotrijebiti postupak povlačenja miša. Mala napomena: Kako se ne radi o rednim brojevima za unos niza brojeva morat ćemo upotrijebiti tipku Ctrl, stoga prilikom povlačenja miša držite pritisnutu spomenutu tipku.

Uz svaki mjesec i ispod dana bit će nam potrebne po dvije prazne ćelije za unos vrijednosti izostanaka. Kako nam nedostaju redovi umetnut ćemo po dva retka uz svaki mjesec ispod datuma. Ćelije za unos opravdanih sati ispunit ćemo svijetloplavom ispunom dok će ćelije za neopravdane sate biti u svijetlo ružičastoj boji.

Da biste ćeliji promijenili boju ispune kliknite na nju, ili pak označite raspon ćelija, te na kartici Polazno u grupi Font odaberite boju željenu boju ispune.

Nakon što smo unijeli sve potrebne podatke, preostalo nam je još da brojimo broj opravdanih i neopravdanih sati učenika za svaki mjesec. U tu svrhu s desne strane naše tablice dodat ćemo još dva stupca u koje ćemo upisati formulu koja će nam zbrajati izostanke.

slika1
Slika 1. Funkcija SUM slika2

Da biste zbrojili opravdane izostanke označite ćeliju u dolazi zbroj opravdanih sati te na kartici Formule u grupi Biblioteka funkcija odaberite funkciju Automatski zbroj. Označite raspon ćelija koje želite da se zbrajaju i pritisnite tipku Enter. Isti postupak ponovite i za neopravdane sate. Kako ne biste sve ponavljali za svaki mjesec, označite ćelije u kojima se nalaze funkcije za automatski zbroj izostanaka te ih povlačenjem miša jednostavno kopirajte u sve preostale mjesece. Na kraju dodajte još i funkciju SUM koja će zbrajati ukupni broj izostanaka kroz čitavu godinu. Time smo završili uređivanje radnog lista. Nakon što smo izradili jedan, nije potrebno izrađivati tridesetak radnih listova već ćemo ih jednostavno kopirati.

Slika 2. Kopiranje radnih listova

Kako bi na jednom mjestu imali dostupne podatke za sve učenike iz razreda na novom radnom listu napravit ćemo tablicu koja će sadržavati sve izostanke učenika razreda. Kako su izostanci već prebrojeni , za svakog učenika u njegovom radnom listu potrebno je te podatke samo upotrijebiti u novom zbirnom radnom listu. Kako? Najprije izradite tabelu poput ove na slici. Nakon toga za svaki mjesec unesite formulu koja će preuzeti podatke o izostancima iz drugog radnog lista. Formulu unosimo na slijedeći način. Označite ćeliju i u nju upišite znak jednakosti, otvorite radni list djeteta za koje trebate podatke i jednostavno kliknite u ćeliju gdje se nalazi mjesečni zbroj opravdanih odnosno neopravdanih izostanaka te na kraju pritisnite tipku Enter.

slika3 
Slika 3. Evidencija izostanaka cijelog razreda

Excel će preuzeti vrijednost iz dugog radnog lista, a formula će imati slijedeći izgled:

=’ime učenika’!AG13.

Ime učenika predstavlja ime radne knjige iz koje se preuzimaju podaci, dok je AG13 relativna adresa ćelije. Postupak povezivanja radnih listova će vam se činiti malo duži, no kada jednom izradite ovakvu radnu knjigu možete je koristiti više godina i jednostavno samo upisivati nove izostanke.

clip_image008
Slika 4. Upotreba podataka iz raznih radnih listova

Nadam se da ste uspjeli izraditi radnu knjigu za evidenciju izostanaka. Ukoliko vam baš nije sve išlo od ruke možete se poslužiti mojom. Primijetit ćete da u radnoj knjizi nema imena učenika te da su kartice radnih listova nazvane:  ime učenika, ime učenika (2) itd. Vaš je zadatak da promijenite nazive kartica radnih listova te da ih nazovete imenima učenika i to redom kako se nalaze u imeniku. Excel će automatski ažurirati nazive kartica radnih listova koji se koriste u formulama te nakon što upišete izostanke za pojedini mjesec sve ih lijepo zbrojiti umjesto vas.

O autoru Gordana Sokol

Diplomirani informatičar koji posljednjih šesnaest godina predaje informatiku u OŠ Tužno. Autorica sam niza udžbenika i zbirki iz informatike za osnovne i srednje škole. Autorica sam online tečaja "Logo – online učenje programiranja". Završila sam E-learning akademiju, smjer Tutoring.
Ovaj unos je objavljen u Nekategorizirano. Bookmarkirajte stalnu vezu.

Odgovori

Popunite niže tražene podatke ili kliknite na neku od ikona za prijavu:

WordPress.com Logo

Ovaj komentar pišete koristeći vaš WordPress.com račun. Odjava / Izmijeni )

Twitter picture

Ovaj komentar pišete koristeći vaš Twitter račun. Odjava / Izmijeni )

Facebook slika

Ovaj komentar pišete koristeći vaš Facebook račun. Odjava / Izmijeni )

Google+ photo

Ovaj komentar pišete koristeći vaš Google+ račun. Odjava / Izmijeni )

Spajanje na %s